Guten Morgen, es ist 3:50 Uhr und die Welt schläft noch friedlich. Wenn ich es mal schaffe schon um diese Uhrzeit aufzustehen oder wie heute geweckt werde, weil meine kleine Tochter ihren ganz eigenen Biorhythmus hat, dann schätze ich es immer wieder wie schön ruhig alles und wie klar der eigene Geist sein kann. Es wird wohl seinen Grund haben, warum große Künstler und Persönlichkeiten wie DaVinci, Thomas Edison oder Friedrich Nietzsche angeblich so früh schon wach waren.
Denkanstöße zu Systemen im Unternehmen
Ich bin mit dem Gedanken an funktionierende Systeme aufgewacht. Sie sind überall, wenn man einmal begonnen hat seine Augen dafür zu öffnen. Seit geraumer Zeit habe ich angefangen mir über Systeme im Leben und im Unternehmen Gedanken zu machen und versuche sie zu bauen und zu optimieren. Die ersten Denkanstöße dazu hat Michael Gerbers E-Myth Buch gegeben. Nachdem ich sein Standardwerk gelesen habe, habe ich mich in die Vorstellung verliebt, dass ein Unternehmen wie ein Spieluhr zum Aufziehen sein kann, wenn man es richtig gebaut hat. Mit dem Drehen des Schlüssels der Spieluhr beginnt das Unternehmen zu laufen und hört nicht mehr auf, solange die Systeme darin sauber gepflegt werden und funktionieren (Daraufhin habe ich auch noch fünf andere seiner E-Myth Bücher gelesen, leider bringen sie einem nicht besonders viel weiter). Die vage Idee Unternehmen aus Systemen zu erschaffen, so wie man ein Haus vom Architekten entwerfen und anschließend nach dem Bauplan erstellen lassen würde, wurde dann von Sam Carpenter mit seinem Buch Work the System endlich anständig für mich konkretisiert. Sam Carpenter bringt die Details, die Michael Gerber ausspart. Dazu waren das Checklist Manifesto von Atul Gawande und Built to Sell von John Warrilow eindeutig hilfreich um ein klares Konzept zu bekommen, wie Systeme im Unternehmen sinnvoll aussehen können. Alle Bücher kann ich nur wärmstens empfehlen.
Eine Welt in Prozessen
Der Grundgedanke ist simpel: Alles in der Welt läuft in Prozessen ab. Diese Prozesse machen gemeinsam ein System aus, das zu einem Ergebnis führt. Ein Prozess ist eine Abfolge von Ereignissen, die sich einander bedingen oder zumindest nacheinander geschehen. Schritt 1 – Schritt 2 – Schritt 3 – Schritt 4 – Schritt 5. Da alles in Prozessen abläuft – ob bewusst oder unbewusst – kann man sein Unternehmen so strukturieren, dass die Prozesse funktionieren und effizient zu Ergebnissen führen. Chaos im Unternehmen bedeutet schlicht, dass die Prozesse kaputt sind oder nicht sauber ablaufen.
Dass das absolut Sinn macht und richtig ist, wird einem klar, wenn man mit dieser Brille Probleme betrachtet. Wenn es an Verkäufen und Umsätzen fehlt, ist die Frage: Wie sieht der Prozess dazu aus und funktioniert er? Kann Instagram-Marketing zu geplanten Verkäufen führen? Wie kommt das Angebot dabei zum Kunden? Wäre es vielleicht sinnvoller eine Kontaktliste zu schaffen von potentiell interessierten Kunden und diese Liste dann geplant und systematisch abzutelefonieren? Wie werden diese Kontakte gesammelt? Wie werden Sie zu Verkäufen umgemünzt? Wer ruft an? Was sagt man am Telefon?
Prozesse müssen sichtbar gemacht werden, indem sie niedergeschrieben werden. Nur dann kann man sich an ihnen orientieren und herausfinden, warum sie nicht funktionieren und sie reparieren. Verrückterweise macht das jedes große Unternehmen. Dort gibt es Dokumentation und Zuständigkeiten, Ablaufpläne und Checklisten. Nur die kleinen machen es nicht. Dort ist der Unternehmer das System. Meist in der ständigen Angst keine Kontrolle zu haben, wenn ein Arbeitnehmer die Aufgabe übernehmen soll oder zu denken, dass der Arbeitnehmer die Aufgabe nicht so gut umsetzen kann wie man selbst. Und ja natürlich: Warum sollte es anders sein? Gib dem Arbeitnehmer doch einen Plan mit dem er arbeiten kann!
Aber gut, es ist leichter gesagt als getan. Prozesse aufzusetzen ist Arbeit und man muss sich bewusst Zeit nehmen für diese Aufgabe. Insbesondere, weil sie eben nicht drängt, sondern „nur“ wichtig ist. Aber es lohnt sich. (Seit ich z.B. mein monatliches Rechnungsschreiben und Lastschriften terminieren in einen Prozess mit Checklisten gepackt habe, brauche ich statt sechs Stunden im Monat nur noch eineinhalb Stunden.)
Prozess zur Videoproduktion
Ich möchte Dir gern den Prozess meiner Youtubevideoproduktion zeigen, vielleicht bringt es dich weiter.
Ich habe für das Schneiden der Videos zwei großartige (Mediendesign-)Studenten auf Minijobbasis angestellt, die mir von zu Hause aus zuarbeiten. Damit das alles sauber funktioniert, gibt es einige harte Systeme mit denen wir arbeiten:
- eine gemeinsame Dropbox
- Word in der Dropbox
- Asana als gemeinsame Aufgabenorganisation und als Medium zum Nachrichten schreiben
- wöchentliche Zoom-Meetings
- Notion.so zur Sammlung von Ideen für mich
- DaVinci Resolve als Videoschnittprogramm
- Clockodo als Zeiterfassungspogramm
Klassischerweise sammle ich meine Ideen für Videos, Titel und Thumbnails an einem zentralen Ort und zwar digital über Notion. Dort kommt alles an losen Ideen und konkreten Ideen rein, sobald sie mir in den Kopf kommen. Denn Gedanken sind flüchtig. Wenn ich eine Idee nicht sofort aufschreibe, dann verschwindet sie so schnell, wie sie auch aufgetaucht ist. Die Notion-App auf dem Smartphone ist perfekt um gegen diese Demenz vorzugehen.
Die tatsächliche Produktion läuft dann so ab:
- Herausgreifen eines Themas aus Notion, auf das ich Lust habe
- Aufsetzen eine Mindmap zum Thema
- Schreiben des (Rede-)Rohskripts in Word
- Ruhen lassen des Skripts für mindestens einen Tag
- Überarbeiten des Rohskripts in Word
- Upload des Skripts in die Dropbox
- Versehen des Skripts mit Kommentaren, die angeben welche Texteinblendungen und Besonderheiten im Video auftauchen sollen
- Upload des Skripts in Teleprompter-App
- Videodreh
- „Bauen“ der Folien für Texteinblendungen und Schaubilder
- Durchsicht und Sortieren des Videomaterials
- Upload des Materials in die Dropbox
- Zuteilung des Videoprojekts an einen Videoeditor per Asana
- Aufnehmen eines erklärenden Videos für den Editor über Asana
- Videoeditor erstellt ersten Schnitt
- Erste Feedbackschleife durch mich
- Videoeditor arbeitet Feedback ein
- Zweite Feedbackschleife durch mich
- Videoeditor arbeitet Feedback ein
- Letzte Abnahme und Upload auf Youtube
- Erstellen des Thumbnails
- Einpflegen von Videobeschreibung, Keywords und Zeitstempeln
- Terminieren der Veröffentlichung
Wow. Tatsächlich passiert hier sehr viel und ich bin mir sicher, dass der Prozess auch noch Luft nach oben hat zu Verbesserung.
Für alle wesentlichen Punkte gibt es Vorlagen und Hilfedokumente. So habe ich Kameraeinstellungen in einem Worddokument und den Aufbau der Beleuchtung mit Fotos dokumentiert.
Für jedes neue Video gibt es in der Dropbox eine vorgegebene Ordner und Dokumentenstruktur, die einfach nur kopiert und abgeändert werden muss.
Und Asana hilft den Ablauf und die Zusammenarbeit untereinander in einer geordneten Struktur zu halten. Dafür arbeiten wir mit groben Zeitplänen und Verantwortlichkeiten und gleichzeitig ist die Kommunikation dort nach Projekt gesammelt.
Ich glaube ohne diese Organisation, hätte ich schon längst den Verstand verloren und würde kein einziges Video produzieren.
Nun, ich hoffe es bringt jemanden weiter, dass ich das hier so preisgebe. Einen schönen Tag wünsche ich Dir.
